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Instrucciones para el envío de contribuciones científicas

El periodo de envío de comunicaciones se abre el lunes 1 de junio y el plazo estará abierto hasta el 5 de julio.

¿Quién puede enviar comunicaciones?

En la Circular 1.0 mencionábamos que el envío estaba restringido a todos aquellos que solicitásteis contribuciones -orales o pósteres- para la Reunión presencial, en deferencia a los investigadores que habían hecho el esfuerzo de enviarlas hace unos meses. Sin embargo, para hacer la Reunión totalmente participativa, abrimos la posibilidad de enviar comunicaciones a todas las personas profesionales de la astronomía que se hayan inscrito en este encuentro virtual.

¿Cómo ha de ser el formato de las comunicaciones?

En este enlace podrás encontrar una plantilla en formato PowerPoint. En las dos primeras diapositivas están detalladas las instrucciones para rellenarla y para enviar la contribución. Podéis utilizar el estilo -tipo y tamaño de letra, color…- que deseéis pero os pedimos respetar esta distribución de contenidos:

Diapositiva 1. Title of the work, authors and affiliations, and a brief abstract
Diapositiva 2. Context of the research
Diapositiva 3. Description of the work / project / methodologies
Diapositivas 4-5. Results (including images and plots)
Diapositiva 6. Impact, and prospects for the future.

Hemos creado ese formato para dar uniformidad a todas las contribuciones, y para facilitar a los coordinadores de las sesiones "Resumen de Contribuciones" su lectura.

Las contribuciones se podrán enviar a las seis secciones en que tradicionalmente dividimos las sesiones paralelas de las Reuniones Científicas:

GC: Galaxias y Cosmología
VL: Vía Láctea y sus componentes
CP: Ciencias planetarias
FS: Física solar
IS: Instrumentación y supercomputación
ED: Enseñanza y divulgación

Enviaremos a NASA ADS los enlaces con las contribuciones para que sean accesibles a través de ese servicio, de modo que recomendamos escribirlas en inglés. Las comunicaciones a la sección ED pueden escribirse en español.

¿Cómo enviar una comunicación?

Solo se aceptarán documentos en PDF.

Identifica el archivo con las iniciales de la sección, apellido e inicial del primer autor, por ejemplo: FS_Apellido_I.pdf, y añade un número si envías más de una comunicación a la misma sección: GC_Apellido_I_1.pdf, GC_Apellido_I_2.pdf.

Si además deseas presentar un vídeo para complementar la contribución, no lo insertes en la plantilla PPTX, envíalo en un archivo mp4 con la misma codificación para el nombre, por ejemplo: GC_Apellido_I_1.mp4.

Si el archivo PDF ocupa menos de 10 Mb, envíalo por email a contribuciones_sea2020@sea-astronomia.es, en caso contrario proporciona un enlace desde donde podamos descargar la contribución. Las mismas instrucciones se aplican a los vídeos.

¿Cómo se consultarán y debatirán las contribuciones?

Las contribuciones quedarán almacenadas en la secciones correspondientes de la página web de la Reunión, tan pronto como sean recibidas, y serán de acceso público.

Se discutirán en seis sesiones temáticas "Resumen de Contribuciones" que se celebrarán en las sesiones de tarde de cada uno de los tres días. Los coordinadores harán un resumen de las presentaciones en los primeros minutos de la sesión y posteriormente habrá una discusión abierta con los autores.  Obviamente el resumen no podrá ser muy detallado y profundo, pero sí dará una visión general de qué temas se cubren, y qué resultados han llamado la atención de los coordinadores.  En breve anunciaremos la lista de coordinadores de cada sesión.

Todos los participantes tendrán acceso a las contribuciones, por lo que podrán contactar con los autores para debatir o plantear cualquier consulta o establecer un debate científico. 

¿Cuántas comunicaciones se pueden enviar?

Un máximo de tres, repartidas como se deseen en las distintas secciones. Aquellos que mandasteis solicitudes de comunicaciones a la Reunión presencial podéis cambiar la temática y la sección, de este modo os damos la oportunidad de actualizar los contenidos o presentar de un trabajo más reciente.

¿Se editarán proceedings?

Enviaremos los enlaces de las presentaciones  al NASA ADS para que queden indexados y sean accesibles a través de ese servicio. Reservaremos los tradicionales "Highlights of Spanish Astrophysics" para las reuniones presenciales.

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Instructions for submittins scientific contributions

The period for submission of contributions will be open on Monday 1 June. The deadline is 5 July.

Who can submit communications?

In the Circular 1.0 we mentioned that the submission was restricted to those of you who had sent an abstract to be considered for an oral or poster presentation during the face-to-face Meeting. This was in deference to all colleagues who had made an effort to submit their abstracts a few months ago. However, since our aim is to make the Meeting as participative as possible, we open the submission of contributions to any professional astronomer who has registered for this virtual encounter.

What is the format of the communications?

In this link of the website you can find a PowerPoint template. The first two slides contain detailed instructions to fill it out and submit it. You are free to use the style -font, colours, size…- of your choice, but we ask you to keep this pattern for the contents:

Slide 1. Title of the work, authors and affiliations, and a brief abstract
Slide 2. Context of the research
Slide 3. Description of the work / project / methodologies
Slides 4-5. Results (including images and plots)
Slide 6. Impact, and prospects for the future.

We have created that particular format to give a uniform character to all contributions, and also to help the coordinators of the sessions "Resumen de Contribuciones" to review the communications.

The contributions will be addressed to the traditional six sections in which we split the parallel sessions in the face-to-face Meetings (the acronym in Spanish is given):

GC: Galaxies and Cosmology
VL: The Milky Ways and its components
CP: Planetary Science
FS: Solar Physics
IS: Instrumentation and supercomputation
ED: Teaching and outreach

The links to the contributions will be passed on to the NASA ADS so they will be indexed there and available for the community, therefore we recommend to write them in English. The contributions to the section "Teaching and outreach" can be written in Spanish.

How do I send a contribution?

Only PDF documents will be accepted.

Identify the file with the acronym of the section, surname and initial of the first author, e.g.: FS_Surname_I.pdf, and add a number if more than one contribution is submitted to the same section,e.g.: GC_Surname_I_1.pdf, GC_Surname_I_2.pdf.

If, in addition, you wish to present a movie to complement  your contribution, do not insert the video into the PPTX file, but send a separate file in mp4 format with the same codification for the filename, e.g.: GC_Surname_I_1.mp4

If the PDF file occupies less that 10 Mb, send it by email to contribuciones_sea2020@sea-astronomia.es, otherwise provide us with a link where your contribution can be downloaded from. The same applies to the movies.

How can the contributions be accessed and how will their contents be debated?

The contributions will be stored in the corresponding sections of the website of the Meeting as soon as they are received and they will be publicly available.

They will be discussed in six thematic sessions "Resumen de Contribuciones" that will be held in the afternoon sessions of each day. The coordinators will summarize the contents of the presentations in the first minutes of each session, and afterwards an open discussion among the authors will take place. This review cannot be either detailed or deep, but a general overvier of what topics are addressed and what results called the attention of the coordinatior. In a few days we will announce the names of these coordinators.
 
All the participants will have access to the contributions, therefore the would be able to contact with colleagues to discuss or exchange scientific correspondence.

How many contributions can I send?

A maximum of three, spread as you wish among the different sections. Those of you who submitted abstracts for the face-to-face Meeting are allowed to change the topic and the section, in this way you have the chance to update the contents, or present a more recent work.

Will the proceedings be edited?